「会社でBIツールを導入したものの、正直あまり活用できていない」
「ダッシュボードを開いても、どの数字を見ればいいのか分からない」
と、感じていませんか。
BIツール（Business Intelligence Tool）は、社内のデータを集計・可視化し、業務の状況把握や意思決定を助けるためによく使われるデータ分析ツールです。
一方で、目的があいまいなまま導入されたり、データや画面設計が業務と合っていなかったりすると、「難しくて使えない」「現場で誰も開かない」といった状態になりがちです。
こうした「使えない状態」から抜け出すには、操作テクニックだけでなく、なぜ使われなくなっているのかという原因と、導入後によく起こる悩みを整理してから、改善の一歩を決めていくことが重要です。
この記事では、
- BIツールを何のために使うのか、その目的と期待できる効果
- BIツールを「使えない」と感じてしまう主な原因
- 導入後によくある悩みと、それぞれに対応した解決の考え方
をわかりやすく解説します。
この記事を読めば、自社のBIツールがなぜうまく使われていないのかを整理し、どこを見直せば「現場でちゃんと使われる状態」に近づけるのかを具体的にイメージできるようになるでしょう。
ぜひ参考にしてみてください。
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「BIツール」とは
BIツールは、社内に蓄積されたデータを集計・可視化し、業務の状況を把握したり意思決定を支援したりするためのソフトウェアです。
現場担当者も経営層も、自社の現状や課題をデータで客観的に把握することが重要であり、その手段の1つとしてBIツールが選ばれています。
ここではまず、BIツールを「何のために使うのか」と「導入するとどのような効果が期待できるのか」を整理します。
「BIツール」を使う目的
BIツールを使う主な目的の1つは、勘や経験だけに頼らず、データにもとづいて業務や施策の判断を行えるようにすることです。
売上や在庫、顧客行動などのデータを一か所に集約し、部署や担当者ごとに「見るべき数字」を整理しておくことで、状況の把握と課題の発見を効率化できます。
その結果、日々の報告作業に追われるのではなく、「どの施策を続けるか」「どこを改善するか」といった本来注力すべき判断に時間を使いやすくなります。
「BIツール」を使う効果
BIツールを活用すると、複数のシステムに分散しているデータを1つの画面で確認できるようになり、レポート作成や会議準備にかかる時間を削減できます。
実際に、BIツール導入企業を対象とした調査では、効果として「意思決定のスピードが速くなった」「人的リソースを最適に配分できるようになった」と回答した企業が多いという結果も報告されています。
※引用：PR TIMES
さらに、売上の推移や顧客の行動パターンを継続的に追いかけることで、施策の効果検証や次の打ち手の検討を、データを根拠として行いやすくなります。
可視化された数字にもとづいて議論することで、感覚的な判断だけでは気付きにくかったボトルネックや改善余地が見えやすくなる点が、BIツールの大きな利点です。
こうした効果を整理すると、BIツール導入によって期待できる変化は次のようにまとめられます。
BIツール導入で期待できる効果 |
具体的な変化の例 |
|---|---|
| 判断の根拠がデータでそろう | 売上や在庫、顧客行動などを同じ画面で共有でき、会議で「数字の前提」が揃った状態で議論できる |
| レポート作成の時間が減る | 各部署がExcelで毎回ゼロから集計していた報告資料を、BI上のダッシュボードや定例レポートで代替できる |
| 数字の定義・集計方法が統一される | 「売上」「会員数」などの指標について、どのシステムのどの項目を使うかを決め、「誰が集計しても同じ数字」になる |
| 施策の効果検証と改善がしやすくなる | キャンペーン実施前後の指標を継続的に追いかけ、うまくいった施策・改善が必要な施策をデータにもとづいて判断できる |
これらの効果を十分に引き出すには、単にBIツールを導入するだけでなく、元データの整理や指標の定義、画面設計を業務に合わせて見直していくことが欠かせません。
そのうえで、自社だけでは手が回りにくい部分については、専用の分析サービスや外部の専門家をうまく組み合わせることで、実務への落とし込みを進めやすくなります。
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当サイトを運営するかっこ株式会社のマーケティング支援サービス『いろはに分析』は、売上データや会員データをアップロードするだけで、顧客の可視化や売上構造の分解など、マーケティングに必要な分析を自動で行うサービスです。
利用者は元データのアップロードと結果の確認に集中できるため、「どの顧客セグメントが売上の中心になっているか」「どの商品カテゴリを重点的に見るべきか」といった観点を整理しやすくなります。
こうした分析結果をもとに、BIツールのダッシュボードに載せる指標や切り口を検討することで、「何を優先して可視化するか」を決める際の土台としても活用できます。
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「BIツール」を使えないと感じる4つの原因
BIツールが「難しくて使えない」「現場でほとんど開かれていない」と感じられる背景には、個人の操作スキルだけでなく、以下のような複数の要因が関係していることが多いです。
- 【原因1】BIツールを使う目的が定まっていない
- 【原因2】データの質が整っていない
- 【原因3】画面やレポート機能が業務と合っていない
- 【原因4】活用方法が社内に浸透していない
自社の状況を4つの観点から見直してみることで、どこから手をつけるべきかが整理しやすくなるので、参考にしてみてください。
【原因1】BIツールを使う目的が定まっていない
BIツールを導入する目的や、そこで確認したいKPIがはっきりしていないと、画面を開いても「何を見ればよいか分からない」という感覚に陥りやすいです。
「データ活用を進めたい」「売上データを見える化したい」といった抽象的な目標だけで導入すると、レポートはあるものの、具体的な判断やアクションにつながらない状態になりがちです。
まずは「どの業務の、どの課題を改善したいのか」と「そのために追いかける指標は何か」を整理し、BIツールを使う目的を現場と共有しておくことが重要です。
【原因2】データの質が整っていない
BIツールに取り込む元データの定義や形式、更新タイミングが揃っていないと、画面に表示される数字の信頼性が低くなります。
同じ「売上データ」でもシステムごとに計上ルールや集計単位が異なっていたり、更新の遅れや抜けがあったりすると、BIツール上の数字と他のレポートの数字が一致せず、利用者が「どの数字が正しいのか分からない」と感じやすくなります。
BIツールを活用する前提として、主要な指標について「どのシステムのどの項目を公式とするか」「どの頻度で更新するか」を決め、データの品質と管理ルールを整えることが欠かせません。
【原因3】画面やレポート機能が業務と合っていない
BIツールの画面構成やレポートが、現場の業務フローや会議の流れと合っていない場合、実務で使いにくくなります。
導入時にIT部門やベンダー主導でテンプレートを当てはめただけの画面になっていると、現場が知りたい切り口や粒度とズレて、結局Excelで作り直したり、必要なときに必要な数字が出てこないといった状況が起こりやすくなります。
「誰が」「どのタイミングで」「何を判断するために」画面を見るのかを起点に、会議や業務単位でダッシュボードを設計し直すことが重要です。
【原因4】活用方法が社内に浸透していない
BIツールの基本的な使い方や、各部署がどの画面をどの場面で使うのかが社内で共有されていないと、一部の担当者だけが使い方を知っている属人的な状態になりがちです。
マニュアルが十分に整備されていなかったり、困ったときに相談できる窓口が決まっていなかったりすると、現場のメンバーは「触るのが怖い」「覚える余裕がない」と感じ、日常業務の中でBIツールを開く機会が少なくなります。
基本的な操作手順や活用の目的をまとめた資料を用意し、キーユーザーや問い合わせ先を明確にして、勉強会や共有の場を設けることが浸透には有効です。
BIツール側の画面や社内ルールを整えても、「そもそもどの切り口で売上や顧客を分析すべきか」「どの顧客や商品に注力すべきか」が整理されていないと、現場での活用は進みにくいことがあります。
『いろはに分析』は、売上状況の集計・可視化、新規会員分析、離反会員分析、リピート分析といったマーケティングに必要な分析機能を標準搭載し、分析処理をすべて自動実行します。
※引用：いろはに分析
元データのアップロードと画面の確認に集中できるため、BIツールのダッシュボード設計と組み合わせて使うことで、「どのような指標やセグメントを画面に載せるべきか」を決める際の土台としても活用できます。
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「BIツール」導入後のよくある悩みと解決策
BIツールを導入したあとも、現場では次のような悩みがよく挙がります。
- 導入したのに現場でほとんど使われていない
- BIツールの操作が難しくて使いこなせない
- 元データが不正確で、表示される数字を信頼できない
- レポートを見ても意思決定やアクションに結び付かない
- 導入費用や工数に対して効果が見えない
ここでは、代表的な5つの悩みを取り上げ、それぞれがどの原因と関係しているのかと、現場担当者の立場から取り組める解決策の方向性を整理します。
導入したのに現場でほとんど使われていない
BIツールを導入したものの、実際の業務ではほとんど開かれておらず、レポートの一部だけが報告用に使われている、という状態になることがあります。
この悩みの背景には、「BIツールを使う目的やKPIがはっきりしていない」「画面の構成が実際の業務フローや会議の進め方と合っていない」「どの場面でどの画面を使うかが社内で共有されていない」といった要因が重なっていることが多いです。
まずは、利用する範囲を全社ではなく特定のチームや会議に絞り、「この場面では必ずこのダッシュボードを開く」と決めたうえで、現場のメンバーと一緒に画面の中身と使い方を見直していくことが現実的です。
BIツールの操作が難しくて使いこなせない
ダッシュボードの見方や簡単なフィルタ操作まではできても、自分でレポートを作成したり、条件を変えて分析したりすることに苦手意識を持つ担当者もいます。
こうした状況が起きるのは、「どの画面をどの場面で使うのかといった活用方法や基本操作が十分に共有されていないこと」や、「困ったときに相談できる窓口や、段階的な学び方の道筋が用意されていないこと」があります。
個人ごとの努力だけに任せるのではなく、社内で基本的な使い方を共有したり、困ったときに相談できるキーユーザーを決めたりして、少しずつ慣れていける環境を整えることが重要です。
元データが不正確で、表示される数字を信頼できない
BIツールに表示される数字が、Excelで集計した結果や別システムの数字と一致せず、「どの数字が正しいのか分からない」と感じる場面があります。
このような食い違いが生まれるのは、元データの項目定義や集計条件、更新タイミングががそろっていないためです。
すべてのデータを一度に整えようとするのではなく、よく使う指標から順に「どのシステムのどの項目を公式とするか」「どの頻度で更新するか」を決め、数字の定義を整理していくことが現実的です。
レポートを見ても意思決定やアクションに結び付かない
BIツールで様々なグラフや指標が可視化されていても、「レポートを眺めて終わり」で、具体的な意思決定やアクションに結び付かないと感じることがあります。
レポートを見て終わりになってしまう主な理由は、「どの課題を解決するためにどの指標を見るのか」が整理されていないことや、画面構成が実際の判断プロセスと結び付いていないことが多いです。
改善のためには、レポートを見る目的と「その数字がどう変わったら何をするか」をセットで決め、会議や業務の流れの中にBIツールを組み込むことが有効です。
導入費用や工数に対して効果が見えない
BIツールのライセンス費用や構築・運用にかかる工数に対して、期待したほどの効果が出ていないと感じることがあります。
その背景には、「BIツールを使う目的が定まっていないこと」と「活用方法が社内に浸透していないこと」があり、BIツールの使い方が曖昧なまま導入範囲だけ広げてしまうことで、費用対効果を実感しにくくなります。
すべての業務を一度に変えようとするのではなく、まずは毎週の売上報告など効果を測りやすい具体的な業務に対象を絞り、そこでの作業時間や意思決定の流れがどう変わるかを確認しながら、徐々に適用範囲を広げていくのが現実的です。
BIツールだけに頼らないデータ活用の考え方
すべての業務や処理をBIツールだけで完結させようとすると、かえって運用が複雑になったり、画面の表示が遅くなるなどの問題が出たりすることがあります。
現実的には、BIツール・Excel・DWH（データウェアハウス）・MAツールなどの役割を整理し、それぞれの得意な部分に仕事を分担させることが、無理のないデータ活用には適しています。
ここでは、BIツールでできること・苦手なことを整理したうえで、他のツールとの役割分担について解説していきます。
BIツールでできること・できないこと
BIツールが得意なのは、複数のシステムから集めたデータを集計し、グラフやダッシュボードとして分かりやすく可視化し、関係者と共有することです。
一方で、大量データの細かな前処理や厳密な権限管理、秒単位で結果が変わるようなリアルタイム処理などは、BIツールだけで対応しようとすると負荷が大きくなる場合があります。
こうした処理はDWHや業務システム側で担い、BIツールは「整えられたデータを分かりやすく見せる役割」に集中させることで、運用負荷とトラブルのリスクを抑えやすくなります。
BIツールとExcel・DWH・MAツールは使い分ける
先ほど解説したように、自社のデータ活用で何をBIツールに任せ、何を他のシステムや仕組みに任せるかを整理しておくことで、無理のない運用と「画面が重くて使えない」といったトラブルを防ぎやすくなります。
ツール |
主な役割 |
向いている場面の例 |
|---|---|---|
| BIツール | 複数システムから集めたデータを集計・可視化し、ダッシュボードやレポートとして共有する | 部門横断のKPI共有、定例会議での状況確認、経営指標のモニタリング |
| Excel | 少量のデータを柔軟に加工・試行錯誤しながら集計する | 担当者個人の仮説検証、単発の集計や資料作成、細かな条件での一時的なシミュレーション |
| DWH・データ基盤 | 各システムのデータを集約し、形式を揃えて蓄積する | 全社データの一元管理、BIやMAツールに渡すためのデータ整備 |
| MAツール・業務システム | BIなどで見えた結果にもとづき、メール配信や施策実行などのアクションを行う | 顧客セグメントごとのシナリオ配信、キャンペーン配信、ワークフロー自動化 |
Excelは、少人数での試行的な分析や、担当者個人が仮説検証を行う場面で柔軟に使えるツールです。
DWHやデータ基盤は、各システムのデータを集約して整え、BIツールやMAツールなどに渡す役割を担い、BIツールはその上に乗る可視化・共有の役割を持ちます。
MAツールやその他の業務システムは、BIツールで見えた結果をもとに施策やアクションを実行する場面を担うため、これらのツールの間でデータと役割の流れが整理されていることが望ましいです。
ツールだけでは難しい部分はデータ活用のプロに相談する
ツールの使い方を学ぶだけでは、自社の業務に合った指標設計やダッシュボード構成、運用ルールの整備まで一気に進めるのが難しい場合があります。
そのようなときは、データ活用の設計やBIツール運用に詳しい外部の専門家に相談し、現状の課題整理から改善の進め方までを伴走してもらうことで、限られたリソースの中でも実行しやすい計画を立てやすくなります。
『かっこのデータサイエンス』は、BIツールやデータ基盤などの役割をふまえながら、どのデータをどう整え、どの指標で見てどの施策につなげるかまでを、データ利活用のプロが一貫して支援するビジネスソリューションです。
まとめ
今回は、「BIツールが使えない」と感じてしまう主な原因と、導入後によくある悩みへの対処方法、そして他ツールとの役割分担について整理しました。
BIツールは、共通の指標にもとづいて状況を見える化し、意思決定を支えるためのツールです。
一方で、目的があいまいなまま導入されたり、データや画面設計、社内浸透の準備が不十分だと、「難しくて使えない」「現場でほとんど開かれない」という状況になりやすくなります。
まずは次のポイントを手がかりに、自社のBIツールの使われ方を振り返ってみてください。
- BIツールで解決したい業務課題と、そのために追いかけるKPIは決まっているか
- よく使う指標について、元データの出どころと更新頻度が整理されているか
- 会議や業務単位で「この場面ではこのダッシュボードを見る」というルールがあるか
- 基本操作や活用目的をまとめた資料と、相談できる窓口（キーユーザー）が決まっているか
- BIツール・Excel・DWH・MAツールの役割分担が、おおまかにでも整理されているか
これらを1つずつ整えていくことで、「なんとなく使いづらいツール」から「現場の判断にきちんと役立つ仕組み」へと近づけていくことができます。
BIツールの運用を見直しつつ、売上や会員データをもとに「どこに課題があるのか」「誰に何をすべきか」まで整理したい場合は、分析サービスを併用するとよいでしょう。
BIツールをきっかけに、データを「見る」だけでなく「業務に活かす」仕組みを整えたいと感じたときは、こうしたサービスも活用しながら、自社に合ったデータ活用の形を検討してみてください。
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